Verbruiksmateriaal nabestellen: het besteloverzicht wint het van elk boodschappenlijstje

Het nabestellen van verbruiksmateriaal is de meest herhalende taak in het runnen van een praktijk, en die het minst doelmatig gebeurt omdat niemand haar als probleem ziet.

De gangbare aanpak is bestellen op zicht: als iets opraakt, wordt besteld. Dat is begrijpelijk en het levert twee kostbare gevolgen op.

Het eerste is dat er te laat wordt besteld. Het artikel is op voordat het nieuwe binnen is, en er wordt met spoed gekocht tegen de eerste prijs die er is, en dat is vrijwel altijd de slechtste.

Het tweede is dat er te weinig per keer wordt besteld. Kleine, frequente bestellingen betekenen meer zendingen, meer facturen om te boeken en geen gewicht bij onderhandeling over volume.

Het probleem is geen gebrek aan aandacht maar aan gegevens. Om een nabestelling te plannen moet u weten hoeveel er in een maand wordt verbruikt, en dat cijfer heeft bijna niemand.

Een aankoopoverzicht beantwoordt de vraag zonder dat iemand een register bijhoudt. Bestelde u hetzelfde in maart, juni en september, dan is dat uw verbruik en kan de volgende bestelling worden gepland.

Op Oralzon is het overzicht één geheel over alle verkopers heen. U hoeft niet te reconstrueren wat u kocht door verschillende portalen te openen of mail te doorzoeken: de bestellingen staan in één lijst, met datum, prijs en leverancier.

Een reeds gekocht artikel nabestellen kost enkele handelingen, want het product is al geïdentificeerd en hoeft niet opnieuw te worden gezocht. Dat scheelt in het dagelijks gebruik de meeste tijd.

Het overzicht maakt bovendien een controle mogelijk die vrijwel niemand uitvoert: nagaan of de prijs van een artikel is veranderd sinds de vorige bestelling. Verhogingen op verbruiksmateriaal vallen niet op omdat elke bestelling op zich klein is.

Opgeteld over een jaar en over tientallen regels vormen die verhogingen een bedrag dat het waard is te zien. Het voor ogen hebben is wat opmerken mogelijk maakt.

Een ander nut is vergelijking. Is hetzelfde artikel bij meerdere verkopers te krijgen, dan maakt de vorige prijs bij de hand de keuze eenduidig in plaats van bij benadering.

Na verloop van tijd ontstaat een beeld van de eigen inkoop dat verder reikt dan nabestellen: voor de liquiditeitsplanning, om te zien waar de uitgaven zich op richten, en om te bepalen waar zoeken naar alternatieven zin heeft.

Kortom: bestellen op zicht kost in spoedaankopen en versnipperde zendingen, plannen vraagt kennis van het eigen verbruik, één overzicht levert die zonder registers, en het maakt prijsstijgingen zichtbaar die afzonderlijk onopgemerkt blijven.