Een praktijk openen: bij de eerste bestelling geeft u te veel uit, omdat u nog geen historie hebt

Wie een praktijk opent koopt de eerste voorraad zonder het belangrijkste gegeven voor die beslissing, namelijk hoeveel hij werkelijk zal verbruiken.

Zonder dat gegeven koopt men voor de zekerheid, en voor de zekerheid kopen betekent te veel kopen. Een begrijpelijke reactie, maar met kosten die juist vallen wanneer de kas het krapst is.

Het eerste bruikbare criterium scheidt wat u blokkeert van wat u vertraagt. Óf het ontbreekt en u kunt niet werken, óf u werkt door met wat ongemak: twee verschillende categorieën die anders behandeld horen.

Tot de eerste behoren de eenvoudige wegwerpartikelen en alles rond sterilisatie en bescherming. Zonder handschoenen, mondmaskers, speekselzuigers en autoclaafzakken begint de dag niet.

Op die posten is een echte voorraad zinvol, want een tekort legt het werk stil en dwingt tot de spoedbestelling, altijd de duurste manier.

Tot de tweede behoren de materialen voor behandelingen waarvan u de omvang nog niet kent. Hier blijft de voorraad laag, want de samenstelling van de gevallen is in de eerste maanden onvoorspelbaar.

De klassieke fout is diep inkopen voor een vakgebied dat u zich voorstelt uit te bouwen en dat vervolgens, gezien de patiëntenstroom, twee jaar lang marginaal blijft.

Het derde criterium is de houdbaarheid. Bij alles met een datum wordt de hoeveelheid berekend op het verwachte verbruik tot die datum, niet op de besparing van de staffelkorting.

Twintig procent korting op een product waarvan u dertig procent weggooit is geen korting.

Het waardevolste dat in de eerste maanden ontstaat is niet het magazijn maar de historie. Elke vastgelegde bestelling wordt het gegeven dat vertelt wat u werkelijk verbruikt, en vanaf dan houden beslissingen op schattingen te zijn.

Daarom loont het te bestellen via een kanaal dat bijhoudt wat u wanneer kocht, in plaats van bestellingen te verspreiden over telefoontjes, mails en verschillende vertegenwoordigers.

Na zes maanden is die historie meer waard dan welke boodschappenlijst ook die bij de opening is opgesteld, want ze beschrijft uw praktijk en niet een algemene.

Samengevat: de eerste voorraad wordt te groot bij gebrek aan verbruiksgegevens, scheid wat blokkeert van wat vertraagt, houd de voorraad laag voor nog niet gestarte vakgebieden, staffelkorting weegt niet op tegen een verlopen product, en de bestelhistorie is het echte kapitaal van de eerste maanden.