De eerste bestelling uit een land waar u nooit verkocht hebt: wat er echt verandert

De eerste bestelling uit een ander Europees land brengt vrijwel altijd wat onrust, en in de meeste gevallen staat die onrust niet in verhouding tot wat er verandert.

Het loont de echte verschillen van de ingebeelde te scheiden, want het zijn er weinig en ze vooraf kennen neemt het grootste deel van het probleem weg.

Er is geen douane. Zendingen tussen landen van de Europese Unie passeren geen douanegrens: geen aangiften, geen rechten, geen oponthoud. Vanuit dat oogpunt is verzenden naar München als verzenden naar Bolzano.

Btw is bij verlegging niet verschuldigd wanneer de klant een geldig, in VIES geregistreerd btw-nummer heeft. De controle gebeurt op het moment van de bestelling, en komt dus al gedaan binnen.

Het vervoer kost meer en duurt enkele dagen langer. Dat is het meest concrete operationele verschil, en ook de reden waarom grensoverschrijdend beter werkt bij producten met hoge waarde en laag gewicht dan bij zware wegwerpartikelen.

Taal lijkt een obstakel en is dat in de praktijk minder dan verwacht. De productpagina's zijn al vertaald, de bestelling komt gestructureerd binnen en niet als vrije tekst, en de weinige rechtstreekse contacten worden in het Engels afgehandeld of met een machinevertaling die bij dit soort inhoud volstaat.

Wat werkelijk verandert, en wat niemand zegt, zijn de verwachtingen.

Een Duitse klant beschouwt stiptheid als vanzelfsprekend en communiceert direct: gaat er iets mis, dan schrijft hij het zonder omhaal, en dat is geen vijandigheid. Een Franse klant verwacht meer zorg in de vorm van de correspondentie. In sommige noordelijke landen is het normaal het volgnummer al voor de bevestiging te vragen.

Het zijn culturele verschillen die men in drie of vier bestellingen leert, en die niets vragen dan er acht op te slaan.

Praktisch is het goed twee dingen voor te bereiden vóór de bestelling binnenkomt en niet erna. Een verzendtarief voor de Europese zones die u bedient, zodat de kosten aan de klant getoond worden in plaats van met de hand berekend. En een verpakking die tegen een langere reis kan, want een pakket dat Milaan-Rome doorstaat, doorstaat niet noodzakelijk Milaan-Warschau met meer sorteerstappen.

De rest is identiek aan een binnenlandse verkoop: klaarmaken, verzenden, status bijwerken.

De eerste buitenlandse bestelling is vooral een repetitie van de procedure. Is die achter de rug, dan maakt de tweede geen verschil meer, en is uw markt ineens twintig keer zo groot geworden.

Samengevat: tussen EU-landen is er geen douane en verzenden naar het buitenland is als verzenden naar een andere stad, btw is niet verschuldigd met de VIES-controle al gedaan, vervoer kost en duurt meer wat producten met hoge waarde en laag gewicht bevoordeelt, de echte verschillen zijn cultureel en worden in enkele bestellingen geleerd, en verzendtarieven en verpakking bereidt u beter vooraf voor.