Recommander le consommable : l'historique vaut mieux que n'importe quelle liste de courses
La recommande du consommable est la tâche la plus répétitive de la gestion d'un cabinet, et celle que l'on effectue le moins efficacement parce que personne n'y voit un problème.
La méthode dominante consiste à commander à vue : quand quelque chose s'épuise, on commande. C'est compréhensible et cela produit deux conséquences coûteuses.
La première est qu'on commande trop tard. L'article manque avant l'arrivée du nouveau, et on achète en urgence au premier prix disponible, presque toujours le plus mauvais.
La seconde est qu'on commande trop peu à la fois. Des commandes petites et fréquentes signifient plus d'expéditions, plus de factures à saisir et aucun poids dans la négociation sur le volume.
Le problème n'est pas le manque d'attention mais le manque de données. Pour planifier une recommande il faut savoir combien on consomme en un mois, et cette donnée, presque personne ne l'a.
Un historique des achats répond à la question sans que quiconque tienne un registre. Si vous avez commandé la même chose en mars, juin et septembre, votre consommation est celle-là et la prochaine commande peut se planifier.
Sur Oralzon l'historique est unique pour tous les vendeurs. Vous n'avez pas à reconstituer vos achats en ouvrant différents portails ou en fouillant vos courriels : les commandes tiennent dans une seule liste, avec date, prix et fournisseur.
Recommander un article déjà acheté demande peu de gestes, car le produit est déjà identifié et n'a pas à être recherché. C'est ce qui fait gagner le plus de temps à l'usage.
L'historique permet aussi un contrôle que presque personne ne fait : vérifier si le prix d'un article a changé depuis la dernière commande. Les hausses sur les consommables passent inaperçues car chaque commande est d'un montant modeste.
Cumulées sur une année et sur des dizaines de références, ces hausses forment un montant qu'il vaut la peine de voir. L'avoir sous les yeux est ce qui permet de s'en apercevoir.
Autre usage : la comparaison. Si le même article est disponible chez plusieurs vendeurs, avoir sous la main ce que vous avez payé la dernière fois rend le choix immédiat plutôt qu'approximatif.
Avec le temps s'accumule un tableau de vos achats utile au-delà de la recommande : pour la trésorerie, pour comprendre sur quelles catégories se concentre la dépense, et pour décider où il est pertinent de chercher des alternatives.
En résumé : commander à vue coûte en urgences et en expéditions fragmentées, planifier suppose de connaître sa consommation, un historique unique la fournit sans registre, et il permet de repérer les hausses de prix qui, isolément, passent inaperçues.