O stock mínimo não é o que lhe resta, é o que consome enquanto espera

A rutura de stock numa clínica dentária tem um custo que não aparece em lado nenhum: a consulta adiada, o doente a contactar, e a compra de urgência ao primeiro preço disponível.

O método mais difundido para a evitar é ter fartura de tudo, o que resolve um problema criando outro: capital parado no armário e produtos que caducam antes de serem usados.

O método correto exige uma conta simples que quase ninguém faz, porque parece mais complicada do que é.

O stock mínimo é a quantidade que consome durante o tempo que a reposição demora a chegar. Se usa dez peças por semana e a entrega demora uma semana, o stock mínimo é dez peças.

Abaixo desse limiar já está atrasado, mesmo que ainda veja mercadoria no armário. É o ponto em que mais se erra: olha-se para o que resta em vez do que se consome à espera.

A isto soma-se uma margem de segurança que absorva as variações: uma semana com mais intervenções do que o previsto, ou uma entrega mais lenta do que o habitual.

A margem não vale igual para tudo. Deve ser ampla nos artigos críticos, aqueles sem os quais uma consulta para, e pode ser mínima nos substituíveis ou não urgentes.

Distinguir as duas categorias é a operação de maior rendimento. A maioria dos artigos de uma clínica não é crítica, e tratá-los todos por igual desperdiça espaço e dinheiro.

Os artigos com prazo pedem o raciocínio inverso: o stock mantém-se baixo mesmo sendo críticos, porque o custo do produto caducado é certo enquanto a rutura é apenas possível.

Para calcular o consumo é preciso conhecê-lo, e aqui o histórico de encomendas é útil. As datas das reposições anteriores dão o ritmo a que um artigo se esgota, sem manter registo.

O prazo de entrega verifica-se junto do fornecedor real em vez de se estimar. Um fornecedor que entrega em três dias permite stocks muito mais baixos do que um que demora dez, e isso muda a conta de cada artigo que lhe compra.

Daí que escolher fornecedor não seja só uma questão de preço. Um artigo que custa um pouco mais mas chega em metade do tempo pode permitir reduzir o stock a metade, e esse capital libertado vale mais do que a diferença de preço.

Em síntese: o stock mínimo é o consumo durante o prazo de entrega e não o que resta, a margem de segurança só ampla nos artigos críticos, os produtos com prazo querem stocks baixos, o histórico dá o ritmo de consumo, e um fornecedor rápido permite stocks mais baixos.