Abrir uma clínica: a primeira encomenda de fornecimento é onde se gasta a mais, porque ainda não há histórico

Quem abre uma clínica compra o primeiro fornecimento sem dispor do dado mais importante para o decidir, ou seja, quanto irá consumir realmente.

Na ausência desse dado compra-se por segurança, e comprar por segurança significa comprar a mais. É uma reação razoável, mas tem um custo que chega no momento em que a tesouraria está mais frágil.

O primeiro critério útil é separar o que o bloqueia do que o atrasa. Ou falta e não pode trabalhar, ou trabalha na mesma com algum incómodo: são duas categorias diferentes e tratam-se de forma diferente.

Da primeira fazem parte os descartáveis de base e tudo o que diz respeito à esterilização e à proteção. Sem luvas, máscaras, aspiradores de saliva e sacos de autoclave o dia não arranca.

Nestas rubricas faz sentido partir com um stock real, porque a rotura para a atividade e obriga à reposição urgente, que é sempre a modalidade mais cara.

Da segunda fazem parte os materiais específicos das prestações que ainda não sabe quantas fará. Aqui o stock deve manter-se baixo, porque a composição dos casos nos primeiros meses é imprevisível.

O erro típico é comprar em profundidade para uma área que imagina desenvolver e que depois, pela forma como se apresenta a carteira de doentes, fica marginal durante dois anos.

O terceiro critério é a validade. Em tudo o que tem data, a quantidade calcula-se sobre o consumo previsto até essa data e não sobre a poupança do desconto de quantidade.

Um desconto de vinte por cento num produto do qual deitará fora trinta por cento não é um desconto.

O mais valioso que constrói nos primeiros meses não é o armazém, é o histórico. Cada encomenda registada torna-se o dado que lhe diz quanto consome realmente, e daí em diante as decisões deixam de ser estimativas.

Por isso convém fazer as encomendas por um canal que guarde registo do que comprou e quando, em vez de encomendas dispersas entre telefonemas, emails e comerciais diferentes.

Ao fim de seis meses o histórico vale mais do que qualquer lista de compras preparada na abertura, porque descreve a sua clínica e não uma clínica genérica.

Em resumo: o primeiro fornecimento é sobredimensionado porque falta o dado de consumo, há que separar o que bloqueia do que atrasa, nos materiais de áreas ainda não iniciadas o stock deve ser baixo, o desconto de quantidade não compensa o produto expirado, e o histórico de encomendas é o verdadeiro património dos primeiros meses.