Zapas minimalny to nie to, co ci zostało, lecz to, co zużywasz, czekając

Brak zapasu w gabinecie stomatologicznym kosztuje coś, co nigdzie nie widnieje: przesuniętą wizytę, pacjenta do odzwonienia i zakup awaryjny po pierwszej dostępnej cenie.

Najbardziej rozpowszechniony sposób unikania tego to trzymać wszystkiego z zapasem, co rozwiązuje jeden problem, tworząc drugi: kapitał zamrożony w szafie i produkty przeterminowane przed użyciem.

Właściwa metoda wymaga prostego rachunku, którego prawie nikt nie robi, bo wygląda na trudniejszy, niż jest.

Zapas minimalny to ilość, którą zużywasz przez czas, jakiego zamówienie potrzebuje na dotarcie. Jeśli używasz dziesięciu sztuk tygodniowo, a dostawa trwa tydzień, zapas minimalny to dziesięć sztuk.

Poniżej tego progu jesteś spóźniony, choćby w szafie było jeszcze widać towar. Tu myli się najczęściej: patrzy się, ile zostało, zamiast ile schodzi podczas czekania.

Do tego dochodzi margines bezpieczeństwa na wahania: tydzień z większą liczbą zabiegów niż zakładano albo dostawa wolniejsza niż zwykle.

Margines nie obowiązuje jednakowo. Ma być szeroki przy artykułach krytycznych, tych, bez których wizyta staje, a może być minimalny przy zamiennych albo niepilnych.

Rozdzielenie tych dwóch grup daje największy efekt. Większość artykułów w gabinecie nie jest krytyczna, a traktowanie wszystkich tak samo marnuje miejsce i pieniądze.

Artykuły z terminem ważności wymagają rozumowania odwrotnego: zapas trzyma się niski, nawet gdy są krytyczne, bo koszt produktu przeterminowanego jest pewny, a brak tylko możliwy.

Żeby policzyć zużycie, trzeba je znać, i tu przydaje się historia zamówień. Daty poprzednich uzupełnień pokazują tempo, w jakim artykuł się kończy, bez prowadzenia rejestru.

Czas dostawy sprawdza się u realnego dostawcy, zamiast go szacować. Dostawca dostarczający w trzy dni pozwala na zapasy znacznie niższe niż taki, który potrzebuje dziesięciu, i to zmienia rachunek dla każdego kupowanego u niego artykułu.

Wynika stąd, że wybór dostawcy to nie tylko kwestia ceny. Artykuł nieco droższy, lecz docierający o połowę szybciej, może pozwolić zmniejszyć zapas o połowę, a uwolniony kapitał wart jest więcej niż różnica ceny.

Podsumowując: zapas minimalny to zużycie w czasie dostawy, a nie to, co zostało, margines bezpieczeństwa szeroki tylko przy artykułach krytycznych, produkty z terminem chcą niskich zapasów, historia daje tempo zużycia, a szybki dostawca pozwala trzymać mniej.