De minimumvoorraad is niet wat u overheeft, maar wat u verbruikt tijdens het wachten

Voorraad die opraakt in een tandartspraktijk kost iets dat nergens opduikt: de verschoven afspraak, de terug te bellen patiënt, en de spoedaankoop tegen de eerste beschikbare prijs.

De meest verbreide manier om dat te voorkomen is van alles ruim aanhouden, wat één probleem oplost door een ander te scheppen: vastgelegd kapitaal in de kast en producten die verlopen voordat zij worden gebruikt.

De juiste werkwijze vraagt een eenvoudige berekening die vrijwel niemand maakt, omdat zij ingewikkelder oogt dan zij is.

De minimumvoorraad is de hoeveelheid die u verbruikt in de tijd die een nabestelling nodig heeft om aan te komen. Gebruikt u tien stuks per week en duurt levering een week, dan is de minimumvoorraad tien stuks.

Onder die grens bent u te laat, ook al ligt er nog zichtbaar voorraad in de kast. Daar gaat het het vaakst mis: men kijkt naar wat er over is in plaats van naar wat er tijdens het wachten opgaat.

Daar komt een veiligheidsmarge bij die schommelingen opvangt: een week met meer ingrepen dan verwacht, of een levering die trager is dan gewoonlijk.

De marge geldt niet voor alles gelijk. Zij hoort ruim bij kritische artikelen, die waarzonder een behandeling stilvalt, en kan minimaal zijn bij vervangbare of niet-urgente.

De twee groepen onderscheiden levert het meeste op. De meeste artikelen in een praktijk zijn niet kritisch, en ze allemaal gelijk behandelen verspilt ruimte en geld.

Bij artikelen met een houdbaarheidsdatum draait de redenering om: de voorraad blijft laag ook als zij kritisch zijn, want de kosten van een verlopen product zijn zeker terwijl het opraken slechts mogelijk is.

Om het verbruik te berekenen moet u het kennen, en hier komt het besteloverzicht van pas. De data van eerdere nabestellingen tonen het tempo waarin een artikel opraakt, zonder een register bij te houden.

De levertijd hoort bij de werkelijke leverancier te worden nagegaan in plaats van geschat. Een leverancier die in drie dagen levert laat veel lagere voorraden toe dan een die er tien nodig heeft, en dat verandert de berekening voor elk artikel dat u daar koopt.

Daaruit volgt dat een leverancier kiezen niet alleen een prijskwestie is. Een artikel dat iets meer kost maar in de helft van de tijd aankomt kan de voorraad halveren, en het vrijgekomen kapitaal is meer waard dan het prijsverschil.

Kortom: de minimumvoorraad is het verbruik tijdens de levertijd en niet wat er over is, de veiligheidsmarge alleen ruim bij kritische artikelen, producten met een houdbaarheidsdatum willen lage voorraden, het besteloverzicht geeft het verbruikstempo, en een snelle leverancier laat lagere voorraden toe.