Tien leveranciers betekent tien facturen, tien vervaldata en tien contactpersonen

Een tandartspraktijk van gemiddelde omvang koopt bij een aantal leveranciers dat niemand ooit heeft geteld. Tussen verbruiksmateriaal, instrumentarium, techniekwerk, wegwerpartikelen en geneesmiddelen loopt de lijst makkelijk boven de tien.

Elk brengt een dossier mee, een prijslijst, eigen betalingsvoorwaarden, een contactpersoon, een bestelkanaal en een factuur om te boeken.

De kosten van deze versnippering staan in geen enkele boekingsregel, want het is tijd. Tijd van de balie om te bestellen, tijd van de administratie om te boeken, tijd van de praktijkhouder voor telkens terugkerende beslissingen.

Een uur per week aan bestellen en facturen boeken maakt vijftig uur per jaar. Dat is meer dan een volle werkweek die verdwijnt zonder dat iemand haar ooit heeft meegerekend.

Daar komt een minder zichtbaar gevolg bij: door de versnippering weet men niet wat men werkelijk uitgeeft. Bij twaalf leveranciers is de totale uitgave per productgroep pas aan het jaareinde en met moeite te reconstrueren.

Een praktijk die niet weet wat zij aan wegwerpartikelen uitgeeft, kan niet merken dat die post groeit, en heeft geen basis om te onderhandelen.

Het samenbrengen kent echter een bekende grens: alles bij één leverancier onderbrengen verlaagt de complexiteit en verhoogt de afhankelijkheid. De onderhandelingspositie verschuift de verkeerde kant op.

Een marktplaats lost die spanning anders op. Zij houdt de verscheidenheid aan leveranciers in stand, die elkaar op prijs blijven beconcurreren, en verenigt het kanaal waarlangs wordt besteld en betaald.

Op Oralzon blijven verkopers gescheiden en houdt elk zijn eigen catalogus en voorwaarden, maar de koper heeft één toegang, één besteloverzicht en een samengevoegd beeld van de aankopen.

Het overzicht is wat men na enkele maanden waardeert. Weten wat wanneer tegen welke prijs bij wie is besteld, zonder twaalf portalen te openen of een mailmap te doorzoeken, verandert de manier van inkoop plannen.

Berichten over de status van bestellingen komen in één stroom binnen, in plaats van verspreid over de meldingssystemen van verschillende leveranciers, elk met eigen gewoonten.

Het gaat er niet om vaste leveranciers weg te doen, met wie relaties bestaan die meer waard zijn dan een prijslijst. Het gaat erom het aantal kanalen te verkleinen waarlangs het herhalende deel van het werk loopt.

Kortom: versnippering van leveranciers kost administratieve tijd die niemand boekt en verhindert zicht op de werkelijke uitgaven, alles bij één leverancier onderbrengen verschuift de onderhandelingspositie, en één kanaal met gescheiden verkopers verlaagt de complexiteit met behoud van de concurrentie.