La scorta minima non è quanto ti resta, è quanto consumi mentre aspetti

La rottura di stock in uno studio odontoiatrico ha un costo che non compare da nessuna parte: la seduta rimandata, il paziente richiamato, e l'acquisto d'urgenza al primo prezzo disponibile.

Il metodo più diffuso per evitarla è tenere abbondanza di tutto, che risolve il problema creandone un altro: capitale fermo in armadio e prodotti che scadono prima di essere usati.

Il metodo corretto richiede un calcolo semplice che quasi nessuno fa, perché sembra più complicato di quanto sia.

La scorta minima è la quantità che consumi durante il tempo che serve al riordino per arrivare. Se usi dieci pezzi a settimana e la consegna richiede una settimana, la scorta minima è dieci pezzi.

Sotto quella soglia sei in ritardo, anche se in armadio vedi ancora della merce. È il punto che si sbaglia più spesso: si guarda quanto resta invece di quanto se ne consuma nell'attesa.

A questo si aggiunge un margine di sicurezza per assorbire le variazioni: una settimana con più interventi del previsto, o una consegna più lenta del solito.

Il margine non va uguale per tutto. Serve ampio sugli articoli critici, cioè quelli senza i quali una seduta si ferma, e può essere minimo su quelli sostituibili o non urgenti.

Distinguere le due categorie è l'operazione che dà il risultato maggiore. La maggior parte degli articoli in uno studio non è critica, e trattarli tutti allo stesso modo spreca spazio e denaro.

Gli articoli con scadenza richiedono un ragionamento inverso: la scorta va tenuta bassa anche se sono critici, perché il costo del prodotto scaduto è certo mentre la rottura è solo possibile.

Per calcolare il consumo serve conoscerlo, e qui torna utile lo storico degli ordini. Le date dei riordini passati dicono il ritmo con cui un articolo si esaurisce, senza bisogno di tenere un registro.

Il tempo di consegna va verificato sul fornitore reale invece che stimato. Un fornitore che consegna in tre giorni permette scorte molto più basse di uno che ne impiega dieci, e questo cambia il calcolo per ogni articolo che gli compri.

Ne consegue che scegliere un fornitore non riguarda solo il prezzo. Un articolo che costa poco di più ma arriva in metà tempo può consentire di dimezzare la scorta, e quel capitale liberato vale più della differenza di prezzo.

In sintesi: la scorta minima è il consumo durante il tempo di consegna e non ciò che resta, il margine di sicurezza va ampio solo sugli articoli critici, i prodotti con scadenza vogliono scorte basse, lo storico ordini dà il ritmo di consumo, e un fornitore rapido permette scorte più basse.