Ouvrir un cabinet : la première commande de fournitures est là où l'on dépense trop, faute d'historique

Celui qui ouvre un cabinet achète sa première commande de fournitures sans disposer de la donnée la plus importante pour la décider, à savoir ce qu'il consommera réellement.

Faute de cette donnée on achète par sécurité, et acheter par sécurité signifie acheter trop. C'est une réaction raisonnable, mais elle a un coût qui arrive au moment où la trésorerie est la plus fragile.

Le premier critère utile consiste à séparer ce qui vous bloque de ce qui vous ralentit. Soit cela manque et vous ne pouvez pas travailler, soit vous travaillez quand même avec un peu de gêne : ce sont deux catégories différentes qui appellent des traitements différents.

De la première relèvent les articles à usage unique de base et tout ce qui touche à la stérilisation et à la protection. Sans gants, masques, aspirations à salive et sachets d'autoclave, la journée ne démarre pas.

Sur ces postes il est sensé de partir avec un stock réel, car la rupture arrête l'activité et impose le réapprovisionnement d'urgence, qui est toujours la modalité la plus coûteuse.

De la seconde relèvent les matériaux propres aux actes dont vous ignorez encore le volume. Ici le stock doit rester bas, car la composition des cas dans les premiers mois est imprévisible.

L'erreur typique consiste à acheter en profondeur pour une discipline que l'on imagine développer et qui, vu la patientèle qui se présente, reste marginale pendant deux ans.

Le troisième critère est la péremption. Sur tout ce qui porte une date, la quantité se calcule sur la consommation prévue avant cette date et non sur l'économie de la remise sur volume.

Une remise de vingt pour cent sur un produit dont vous jetterez trente pour cent n'est pas une remise.

Ce que vous construisez de plus précieux dans les premiers mois n'est pas le stock, c'est l'historique. Chaque commande enregistrée devient la donnée qui vous dit ce que vous consommez vraiment, et dès lors les décisions cessent d'être des estimations.

C'est pourquoi il vaut la peine de passer commande par un canal qui garde trace de ce que vous avez acheté et quand, plutôt que par des commandes dispersées entre appels, courriels et représentants différents.

Au bout de six mois cet historique vaut plus que n'importe quelle liste dressée à l'ouverture, car il décrit votre cabinet et non un cabinet générique.

En résumé : la première commande est surdimensionnée faute de donnée de consommation, il faut séparer ce qui bloque de ce qui ralentit, le stock doit rester bas sur les matériaux de disciplines non encore lancées, la remise sur volume ne compense pas un produit périmé, et l'historique des commandes est le vrai patrimoine des premiers mois.