La existencia mínima no es lo que te queda, es lo que consumes mientras esperas
La rotura de existencias en una clínica dental tiene un coste que no aparece en ninguna parte: la sesión aplazada, el paciente al que hay que llamar y la compra de urgencia al primer precio disponible.
El método más extendido para evitarla es tener abundancia de todo, que resuelve un problema creando otro: capital parado en el armario y productos que caducan antes de usarse.
El método correcto exige un cálculo sencillo que casi nadie hace, porque parece más complicado de lo que es.
La existencia mínima es la cantidad que consumes durante el tiempo que tarda en llegar el pedido. Si usas diez piezas por semana y la entrega tarda una semana, la existencia mínima es diez piezas.
Por debajo de ese umbral vas tarde, aunque en el armario aún veas mercancía. Es lo que más se falla: se mira cuánto queda en vez de cuánto se consume mientras se espera.
A esto se suma un margen de seguridad que absorba las variaciones: una semana con más intervenciones de lo previsto, o una entrega más lenta de lo habitual.
El margen no va igual para todo. Debe ser amplio en los artículos críticos, los que sin ellos una sesión se para, y puede ser mínimo en los sustituibles o no urgentes.
Distinguir las dos categorías es lo que más resultado da. La mayoría de los artículos de una clínica no son críticos, y tratarlos a todos igual desperdicia espacio y dinero.
Los artículos con caducidad piden el razonamiento inverso: la existencia se mantiene baja aunque sean críticos, porque el coste del producto caducado es cierto mientras la rotura solo es posible.
Para calcular el consumo hay que conocerlo, y aquí resulta útil el histórico de pedidos. Las fechas de las reposiciones anteriores dicen el ritmo con que se agota un artículo, sin llevar registro.
El plazo de entrega debe verificarse con el proveedor real en vez de estimarse. Un proveedor que entrega en tres días permite existencias mucho más bajas que uno que tarda diez, y eso cambia el cálculo de cada artículo que le compras.
De ahí que elegir proveedor no sea solo cuestión de precio. Un artículo que cuesta algo más pero llega en la mitad de tiempo puede permitir reducir la existencia a la mitad, y ese capital liberado vale más que la diferencia de precio.
En síntesis: la existencia mínima es el consumo durante el plazo de entrega y no lo que queda, el margen de seguridad solo amplio en los artículos críticos, los productos con caducidad quieren existencias bajas, el histórico da el ritmo de consumo, y un proveedor rápido permite existencias más bajas.