Leer un presupuesto de suministro: las partidas que cambian el total están al final
Un presupuesto de suministro se lee casi siempre igual: se mira el descuento porcentual y se compara con el del proveedor anterior. Es la manera más rápida de pasar por alto las partidas que cuentan.
El descuento es la parte más visible y la menos significativa, porque se aplica a una tarifa que fija el proveedor. Un veinte por ciento sobre una tarifa alta vale menos que un diez sobre una realista.
El número a comparar es por tanto el precio neto final por unidad, llevado a una medida común entre las ofertas. Es un cálculo trivial que casi nadie hace porque exige reescribir ambos presupuestos.
La segunda partida son los mínimos de pedido, que desplazan la ventaja más que el descuento. Un precio mejor con un mínimo alto obliga a inmovilizar capital y a tener existencias que no hacen falta.
La tercera son los gastos de envío y el umbral de envío gratuito. En pedidos frecuentes y de importe medio, ese umbral determina el coste real más que la tarifa.
Si el umbral es alto, se acaba pidiendo más de lo necesario para evitar el gasto, lo que devuelve al problema de las existencias excesivas.
La cuarta son los plazos de entrega declarados, que deben leerse como compromisos y no como indicaciones. Un proveedor que promete dos días y tarda siete obliga a existencias más altas, y ese capital tiene un coste.
La quinta atañe a las condiciones de pago. Un pago a treinta días frente a uno anticipado es una ventaja financiera que vale un porcentaje sobre el precio, y hay que meterla en la comparación en vez de considerarla aparte.
Están luego las cláusulas que aparecen al final y que conviene aclarar antes. La posibilidad de devolución y en qué condiciones, quién paga el envío de vuelta, qué pasa si un producto llega dañado.
En productos con caducidad vale la pena preguntar qué vida restante se garantiza en la entrega. Recibir un lote a seis meses de caducar en un artículo de rotación lenta significa tirar una parte.
Una última partida atañe a la vigencia de la oferta y las condiciones de revisión. Un presupuesto sin fecha de caducidad no es un compromiso, y conviene saber si el precio se mantiene un año o es revisable.
El modo práctico de comparar dos ofertas distintas es llevarlo todo a un coste anual estimado sobre el consumo real, envíos incluidos. Es el único número que tiene en cuenta todas las partidas a la vez.
En síntesis: el descuento porcentual es la partida menos significativa, los mínimos de pedido y los umbrales de envío gratuito desplazan la ventaja más que la tarifa, los plazos de entrega determinan las existencias, las condiciones de pago valen un porcentaje, y la comparación se hace sobre el coste anual estimado.