Der Mindestbestand ist nicht, was übrig ist, sondern was Sie beim Warten verbrauchen
Ein leerer Bestand in der Zahnarztpraxis kostet etwas, das nirgends auftaucht: den verschobenen Termin, den zurückzurufenden Patienten und den Eilkauf zum erstbesten Preis.
Am weitesten verbreitet ist, von allem reichlich vorzuhalten, was ein Problem löst und ein neues schafft: gebundenes Kapital im Schrank und Produkte, die vor der Verwendung ablaufen.
Der richtige Weg verlangt eine einfache Rechnung, die kaum jemand anstellt, weil sie komplizierter aussieht, als sie ist.
Der Mindestbestand ist die Menge, die Sie während der Lieferzeit verbrauchen. Nutzen Sie zehn Stück pro Woche und dauert die Lieferung eine Woche, beträgt der Mindestbestand zehn Stück.
Unter dieser Schwelle sind Sie zu spät, auch wenn im Schrank noch Ware zu sehen ist. Genau hier wird am häufigsten falsch gedacht: Man sieht auf den Rest statt auf den Verbrauch während des Wartens.
Dazu kommt ein Sicherheitszuschlag für Schwankungen: eine Woche mit mehr Eingriffen als geplant oder eine langsamere Lieferung als sonst.
Der Zuschlag gilt nicht für alles gleich. Er gehört großzügig auf kritische Artikel, also solche, ohne die ein Termin steht, und kann bei ersetzbaren oder nicht dringenden gering ausfallen.
Die beiden Gruppen zu unterscheiden bringt den größten Ertrag. Die meisten Artikel einer Praxis sind nicht kritisch, und alle gleich zu behandeln verschwendet Platz und Geld.
Bei Artikeln mit Verfallsdatum kehrt sich die Überlegung um: Der Bestand bleibt niedrig, auch wenn sie kritisch sind, denn die Kosten abgelaufener Ware sind sicher, während das Leerlaufen nur möglich ist.
Um den Verbrauch zu berechnen, muss man ihn kennen, und hier hilft die Bestellhistorie. Die Daten früherer Nachbestellungen zeigen, in welchem Takt ein Artikel zur Neige geht, ganz ohne Verzeichnis.
Die Lieferzeit gehört beim tatsächlichen Anbieter geprüft statt geschätzt. Ein Lieferant, der in drei Tagen liefert, erlaubt weit niedrigere Bestände als einer, der zehn braucht, und das ändert die Rechnung für jeden Artikel, den Sie dort kaufen.
Daraus folgt, dass die Wahl des Lieferanten nicht nur eine Preisfrage ist. Ein etwas teurerer Artikel, der in der halben Zeit ankommt, kann den Bestand halbieren, und das freigewordene Kapital wiegt mehr als der Preisunterschied.
Zusammengefasst: Der Mindestbestand ist der Verbrauch während der Lieferzeit und nicht der Rest, der Sicherheitszuschlag gehört nur auf kritische Artikel, Ware mit Verfallsdatum will niedrige Bestände, die Bestellhistorie gibt den Verbrauchstakt, und ein schneller Lieferant erlaubt niedrigere Bestände.